Description

Dans l’exercice de ses fonctions, l’adjoint ou l’adjointe administrative doit effectuer les tâches administratives requises afin de soutenir l’équipe dans la gestion de ses projets et de l’entreprise.

Profil recherché :

- En soutien à la direction générale, il (elle) est reconnu(e) pour sa polyvalence et son efficacité
- Fait preuve d’une grande discrétion ainsi que d’un fort respect de la confidentialité
- Possède un excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités
- Démontre une polyvalence ainsi qu’une capacité d’adaptation
- Fait preuve d’honnêteté
- Fait preuve de rigueur, d’autonomie et d’esprit d’initiative
- Est en mesure de travailler sous pression

Principales responsabilités :

Soutien administratif à la direction générale

- Fournir un soutien administratif à l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des opérations
- Assurer le service à la clientèle
- Assurer le support technique
- Assurer la gestion des courriels et des appels, et en effectuer le suivi
- Trier le courrier et en effectuer le suivi
- Participer activement et apporter un soutien dans la planification des activités
- Participer aux différents mandats ponctuels de l’ensemble de l’entreprise
- Assurer la diffusion de l’information des messages corporatifs de l’entreprise
- Procéder à la préparation et à l’envoie des documents pour l’ouverture ou la fermeture de projets

Saisie et tenue à jour des dossiers

- Tenir à jour le tableau des projets
- Gestion des feuilles de temps et paie
- Gestion des comptes clients et fournisseurs
- Effectuer et maintenir le classement et l’archivage, tant électronique que papier, des documents relatifs à l’administration, aux contrats et soumissions
- Réviser, produire et mettre en page différents documents à la demande de l’équipe (présentations PowerPoint, offres de services, contrats, soumissions, etc.)
- Analyser, réviser et acheminer divers rapports, contrats ou autres documents administratifs
- Préparer la correspondance reliée aux divers projets en cours et en assurer un suivi serré

Qualifications requises (Profil, expérience et compétences) :

- Posséder de bonnes connaissances en comptabilité, en gestion de la paie
- Présenter une connaissance du domaine de la construction, un atout majeur
- Présenter une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office, particulièrement d’Excel, d’Outlook
- Présenter une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit

Supérieur immédiat : Direction
Subordonnés : Aucun
Statut du poste : Temps Plein
Salaire et conditions : Selon l’expérience