Publié par Dans le monde trépidant de l’industrie de la construction, où les chantiers grouillent d’activités et les projets se mesurent en millions, l’organisation et la fluidité des opérations ne se limitent pas au terrain. Derrière chaque projet mené à terme, chaque soumission préparée et chaque paie traitée, se trouve une figure essentielle, souvent discrète, mais dont le rôle est absolument vital : l’adjointe administrative. Elle est le pilier de l’efficacité des bureaux, la gardienne des documents, la coordinatrice invisible qui assure que tout fonctionne sans accroc. Loin des marteaux et des bétonnières, son travail est une symphonie de gestion, de communication et de rigueur, permettant aux équipes de se concentrer pleinement sur la construction. Sans elle, la complexité administrative et logistique paralyserait rapidement l’entreprise.
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Un quotidien multitâche : entre chiffres, communications et organisation
Le quotidien d’une adjointe administrative dans une entreprise de construction est rarement monotone. Il est caractérisé par une grande diversité de tâches, une nécessité de passer rapidement d’un dossier à l’autre et une capacité à gérer les urgences. Elle est souvent le premier point de contact pour les clients, les fournisseurs et les partenaires.
Sa journée typique peut inclure :
- Gestion de la correspondance et des communications : Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, gérer le courrier postal, et parfois filtrer les communications pour les dirigeants ou chargés de projet.
- Support administratif général : Classer des documents, archiver, numériser, préparer des présentations, organiser des réunions, rédiger des comptes rendus, et gérer les fournitures de bureau.
- Soutien à la comptabilité et à la facturation : Préparer les factures clients, faire le suivi des paiements, saisir les factures fournisseurs, aider à la conciliation bancaire, et parfois même participer au processus de paie des employés (avec les particularités de l’industrie de la construction, notamment les rapports à la CCQ).
- Gestion des dossiers de projet : Organiser et maintenir à jour les dossiers de chaque projet, incluant les contrats, les plans, les devis, les permis, les avis de changement, et la correspondance. Elle s’assure que les bonnes versions des documents sont disponibles pour les équipes.
- Relations avec la CCQ (Commission de la construction du Québec) : Souvent, elle est le contact clé pour toutes les communications avec la CCQ, que ce soit pour le suivi des dossiers des employés (heures travaillées, qualification), les demandes de cartes de compétence ou les déclarations mensuelles de salaires.
- Soutien aux soumissions et estimations : Assister l’estimateur ou le chargé de projet dans la préparation des documents de soumission, comme la mise en forme des offres, la compilation de documents ou la sollicitation d’informations de base.
- Gestion des ressources humaines (simplifiée) : Aider à la gestion des dossiers d’employés, à la préparation des embauches (contrats de travail, formulaires), et à la planification des formations.
- Organisation logistique : Planifier des déplacements, des réservations pour les équipes, et gérer les communications entre le bureau et les chantiers.
Ce rôle exige une grande capacité d’organisation, de la polyvalence et une excellente gestion du temps, souvent dans un environnement où les imprévus sont monnaie courante.
Exigences et compétences : rigueur, polyvalence et sens du service
L’adjointe administrative en construction est un rôle qui demande un mélange de compétences techniques, de rigueur organisationnelle et de solides qualités interpersonnelles.
- Formation :
- DEP en Secrétariat ou Comptabilité : Ces diplômes d’études professionnelles fournissent les bases solides en bureautique, correspondance, et notions comptables.
- DEC en Techniques de bureautique ou Administration : Ces diplômes collégiaux offrent une formation plus approfondie en gestion administrative et en utilisation de logiciels.
- Un AEC en Soutien administratif en construction ou Gestion de projet en construction peut être un atout majeur, car il fournit une compréhension spécifique des particularités de l’industrie.
- Expérience : Une première expérience dans un rôle similaire, idéalement dans le secteur de la construction ou dans une entreprise de services aux entreprises, est souvent recherchée.
- Maîtrise des outils informatiques : Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). La maîtrise de logiciels comptables (ex: Acomba, Sage 50) et/ou de gestion de projet est un atout considérable.
- Compétences techniques spécifiques :
- Maîtrise du français (oral et écrit) : Essentielle pour la rédaction de documents clairs et professionnels, et pour une communication efficace. La connaissance de l’anglais est souvent un atout.
- Notions de comptabilité et de facturation : Comprendre les cycles de facturation, les comptes fournisseurs/clients, et la gestion de la paie.
- Connaissance de la CCQ : Une familiarité avec les règlements de la Commission de la construction du Québec (déclarations mensuelles, cartes de compétence, heures travaillées) est un atout précieux, souvent enseignée sur le tas ou via des formations spécifiques.
- Gestion documentaire : Capacité à organiser et maintenir des systèmes de classement physiques et numériques efficaces.
- Compétences personnelles :
- Sens de l’organisation et de la planification : Gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les échéances et prioriser les tâches.
- Rigueur et minutie : Une erreur administrative peut avoir des répercussions financières importantes. La précision est donc primordiale.
- Autonomie et sens de l’initiative : Travailler de manière indépendante et anticiper les besoins.
- Discrétion et confidentialité : Manipuler des informations sensibles (salaires, données financières, stratégies d’affaires).
- Excellentes compétences interpersonnelles : Avoir une bonne écoute, être courtoise et professionnelle avec les clients, les fournisseurs et les collègues.
- Capacité d’adaptation : Gérer les imprévus et les changements de dernière minute.
Responsabilités cruciales : la fluidité des opérations et la conformité
Les responsabilités de l’adjointe administrative sont essentielles à la bonne marche de l’entreprise et à sa conformité réglementaire :
- Soutien à la productivité : En gérant efficacement les tâches administratives, elle libère les chargés de projet, estimateurs et dirigeants pour qu’ils puissent se concentrer sur leurs rôles stratégiques et opérationnels.
- Fiabilité des données : S’assurer que les informations financières, de projet et de ressources humaines sont exactes et à jour, ce qui est crucial pour la prise de décision.
- Conformité réglementaire : Participer au respect des obligations légales, notamment en ce qui concerne la CCQ, les normes du travail et les exigences fiscales.
- Image professionnelle : Représenter l’entreprise avec professionnalisme lors des interactions avec les clients et les partenaires.
- Optimisation des processus : Identifier des moyens d’améliorer les procédures administratives pour une efficacité accrue.
- Gestion des flux de trésorerie : Contribuer au suivi des comptes recevables et payables pour assurer une saine gestion financière.
Une variété de contextes : un rôle transversal dans l’industrie
L’adjointe administrative est indispensable à tout type d’entreprise de construction, qu’elle soit spécialisée dans un segment ou qu’elle opère sur de multiples fronts :
- Entreprises générales : Travailler pour des firmes qui gèrent l’ensemble du projet, du début à la fin, impliquant une grande variété de tâches administratives liées à des projets divers (résidentiel, commercial, industriel, institutionnel).
- Entreprises spécialisées : Soutenir des compagnies de sous-traitance (électricité, plomberie, charpenterie, toiture, etc.), avec des spécificités administratives liées à leur domaine d’expertise.
- Bureau de services-conseils : Collaborer avec des firmes d’ingénierie, d’architecture ou de gestion de projet qui opèrent dans le domaine de la construction.
- Développeurs immobiliers : Appuyer les équipes dans la gestion administrative de projets de développement, de l’acquisition de terrains à la livraison des unités.
Peu importe la taille ou la spécialité de l’entreprise, le rôle de l’adjointe administrative est un maillon essentiel de la chaîne de valeur.
L’adjointe administrative dans l’industrie de la construction est bien plus qu’une assistante. Elle est une stratège de l’organisation, une experte des processus et une garante de la fluidité opérationnelle. Par sa rigueur, sa polyvalence et son sens du service, elle permet aux entreprises de construction du Québec de rester performantes, compétitives et conformes aux exigences d’un secteur complexe. C’est un métier qui offre un environnement dynamique, des défis stimulants et la satisfaction de savoir que son travail contribue directement à la concrétisation des grands et petits projets qui bâtissent notre province.
jackstaff.ca
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*Dans cet article, l’emploi du féminin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.