Publié par Chaque matin, l’entrepreneur en construction se lève avec une intention claire : avancer, prendre de l’avance, et faire progresser les projets. Mais le scénario se répète inlassablement. À peine a-t-on bu son premier café que l’on est déjà happé par les imprévus : un sous-traitant qui a une question urgente, un fournisseur qui annonce un retard de livraison, ou une pile de soumissions qui attendent désespérément d’être complétées. La journée, au lieu d’être productive, se transforme en une course effrénée où l’on est constamment en mode « pompier », à éteindre des feux au lieu de bâtir son entreprise. Ce sentiment d’être submergé par l’administratif n’est pas une fatalité. Il n’est pas le fruit d’un manque d’effort, mais le symptôme d’un système de gestion qui a atteint ses limites. La solution ne se trouve pas en travaillant plus, mais en travaillant différemment, grâce à l’automatisation.
Vous souhaitez demeurer à l’écoute des nouvelles opportunités d’emploi des entreprises dans l’industrie de la construction ? Abonnez-vous gratuitement à l’infolettre Alerte-emplois construction ou déposez votre candidature pour ce poste dans le Réseau de talents des Bâtisseurs afin que les entreprises dans l’industrie de la construction puissent consulter votre profil et vous contacter directement, selon leurs besoins.
Le chaos quotidien : la réalité éprouvante des entrepreneurs
Le problème de l’entrepreneur « pompier » n’est pas un manque de compétence, mais la nature même de son système, ou plutôt l’absence de système unifié. La plupart des petites et moyennes entreprises (PME) en construction fonctionnent encore sur des bases fragmentées : une feuille de calcul pour les budgets, un cahier de notes pour les tâches, des courriels pour les communications avec les fournisseurs et des échanges verbaux sur le chantier.
Cette fragmentation crée des goulots d’étranglement constants. Imaginons ce scénario concret :
- Le goulot de l’information : Un contremaître sur le chantier a besoin d’une information technique précise pour un mur porteur. Il ne peut pas la trouver sur le plan de travail. Il vous appelle, et vous devez interrompre une réunion pour chercher un document sur votre ordinateur portable. L’information n’est pas accessible, et la productivité s’arrête le temps de la trouver.
- Le mythe du multitâche : Alors que vous êtes en train de calculer le coût d’une soumission critique, vous recevez un appel du fournisseur qui vous annonce qu’une commande est en retard. Vous mettez votre soumission de côté pour régler ce problème. Vous revenez à la soumission plus tard, mais vous perdez du temps et risquez de commettre une erreur de calcul.
- Le manque de visibilité : Vous n’avez pas de tableau de bord centralisé. Vous ne savez pas, sans faire un inventaire manuel, quels sont les paiements qui sont en retard ou quels sont les sous-traitants qui pourraient accuser un retard dans leur travail. Vous naviguez à l’aveuglette, et le chaos devient la norme.
La solution : l’automatisation, de la théorie à la pratique
La solution pour se sortir de ce cercle vicieux est de passer d’un modèle réactif à un modèle proactif, en s’appuyant sur l’automatisation et des logiciels de gestion intégrés. Au Québec, de nombreux outils sont disponibles pour aider les entreprises à franchir ce cap. L’objectif est de créer un « système » qui travaille pour vous, et non l’inverse.
1. De l’estimation à la facturation : automatiser l’administratif
L’un des plus grands défis est la gestion des soumissions et de l’administration. Les logiciels spécialisés dans l’estimation, souvent adaptés au marché québécois, peuvent transformer ce processus.
- Exemple concret : Au lieu de calculer manuellement les coûts sur une feuille Excel et de rédiger la soumission dans Word, vous utilisez un logiciel spécialisé. En entrant les données des plans, le logiciel calcule automatiquement les quantités de matériaux, les heures de travail nécessaires, et vous permet de consulter rapidement les prix auprès de vos fournisseurs. Mieux encore, une fois la soumission acceptée, le logiciel peut générer automatiquement le budget et le bon de commande, le tout en quelques clics. Cette automatisation réduit drastiquement le temps de préparation et le risque d’erreur, tout en donnant une image plus professionnelle à vos clients.
2. La communication et la gestion des tâches : centraliser le chantier
Pour que vos employés soient plus efficaces, ils ont besoin d’outils qui leur permettent de connaître leurs priorités sans avoir à vous appeler constamment.
- Exemple concret : Des plateformes spécialisées (adaptées aux PME) permettent de créer un plan de travail numérique. Vous pouvez attribuer des tâches spécifiques aux contremaîtres et aux ouvriers (ex. : « Installer la charpente du 2e étage d’ici vendredi ») en y joignant les plans techniques et les instructions nécessaires. L’information est centralisée et accessible en tout temps sur une tablette ou un téléphone intelligent. Les contremaîtres peuvent mettre à jour l’avancement des tâches en temps réel. Si un employé termine son travail plus tôt que prévu, il sait immédiatement quelle est la prochaine priorité, éliminant les temps morts et les malentendus.
3. Le suivi en temps réel : prévenir plutôt que guérir
L’automatisation permet de passer de la réaction à l’anticipation. Les données de vos chantiers remontent en direct, vous donnant une vue d’ensemble sur la santé de vos projets.
- Exemple concret : Votre système de gestion de projet est relié à votre comptabilité. Lorsque les factures des fournisseurs sont payées et que le temps de travail est entré, le système met à jour automatiquement votre budget. Si les dépenses pour un projet sont plus élevées que prévu, vous recevez une alerte. Vous pouvez ainsi intervenir avant qu’un dépassement de coûts ne devienne critique. C’est la fin des mauvaises surprises. Le système devient votre assistant personnel, capable de vous alerter sur des problèmes que vous n’auriez découverts que trop tard en mode manuel.
Se sentir constamment étouffé par l’administratif et la gestion de crise est une réalité légitime pour de nombreux entrepreneurs en construction. Mais le problème n’est pas un manque d’effort, c’est l’absence d’un système qui permet à l’information de circuler librement et à vos employés de devenir plus autonomes. En investissant dans l’automatisation, les entrepreneurs québécois ne font pas qu’adopter une nouvelle technologie ; ils transforment leur modèle d’affaires. Ils passent du mode « pompier » au mode « stratège », reprenant le contrôle de leurs projets, améliorant leur rentabilité et, plus important encore, se libérant pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de leur entreprise et l’équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
jackstaff.ca
Réseau de talents des Bâtisseurs
La plateforme professionnelle qui connecte employeurs et talents en construction
Métiers • Professionnels • Ingénierie • Gestion • Ventes • Achats • Administration
Chercheurs d’emploi : Découvrez dès maintenant des offres d’emploi adaptées à votre profil et créez votre profil gratuitement dans le Réseau de talents des Bâtisseurs.
Employeurs : Publiez vos offres d’emploi et accédez à notre vaste banque de candidats qualifiés.
*Dans cet article, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.